Zásady ochrany osobních údajů - Heinrich-Böll-Stiftung

Informace o ochraně osobních údajů - Heinrich-Böll-Stiftung e. V., kancelář v Praze

Znění: Červenec 2019

1. Všeobecné informace

1.1 Správce údajů a předmět Informace o ochraně osobních údajů

Nadace Heinrich-Böll-Stiftung e.V. se při zasílání svých online nabídek řídí příslušnými platnými ustanoveními evropského a německého práva v oblasti ochrany osobních údajů.

Tento dokument obsahuje základní informace, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Nevyplývá-li z textu níže uvedených odstavců nebo ze samostatných prohlášení o ochraně osobních údajů jinak, platí ustanovení uvedená v tomto bodě Všeobecné informace.

1.2 Kontaktní údaje – Pověřenkyně/Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Pokud máte dotazy ohledně ochrany osobních údajů, můžete se na nás obrátit písemně na naší kontaktní adrese nebo můžete zaslat e-mail na datenschutz@boell.de.

1.3 Práva subjektů údajů a dozorový úřad
Máte tato základní práva:

právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 nařízení GDPR)
právo na opravu (čl. 16 nařízení GDPR)
právo na výmaz (čl. 17 nařízení GDPR)
právo na omezení zpracování (čl. 18 a násl. nařízení GDPR)
právo na přenositelnost údajů (čl. 20 nařízení GDPR)
právo vznést námitku (čl. 21 nařízení GDPR)

Za účelem uplatnění výše uvedených práv nás můžete kontaktovat písemně nebo můžete zaslat e-mail na datenauskunft@boell.de.

Prověříme dodržování Vašich práv v každém jednotlivém případě. Pokud Vám dle našeho názoru některé Vámi uplatňované právo subjektu údajů nelze poskytnout, budeme Vás o tom na Vaši žádost informovat také písemně.

Vezměte prosím na vědomí, že od Vás za určitých okolností budeme požadovat další doklad totožnosti, abychom vyloučili možnost zneužití práv subjektu údajů.

Máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu spolkové země Berlín. Vedle dozorového úřadu spolkové země Berlín je příslušný také dozorový úřad v zemi Vašeho bydliště nebo Vašeho pracoviště.

Stížnost můžete podat i u dozorového úřadu, kterým je v rámci České republiky Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

1.4 Příjemci údajů
Vaše údaje předáváme výlučně v rámci písemných smluvních ujednání, která jednoznačně upravují odpovědnosti za dodržování práv a povinností, nebo v souladu s níže uvedenými pravidly.

1.5 Změny naší Informace o ochraně osobních údajů
Tuto Informaci o ochraně osobních údajů budeme příležitostně upravovat a doplňovat, zejména, bude-li to nezbytné na základě změn platných právních předpisů nebo interních procesů naší nadace.

2. Webové stránky

V rámci užívání naší online nabídky formou čtení jsou osobní údaje shromažďovány za těmito účely:

2.1 poskytování digitálních obsahů
2.2 poskytování obsahů třetích osob
2.3 zlepšování online nabídky
2.4 zabezpečení našich technických systémů
2.5 uvádění komentářů
2.6 antispamové kontroly
2.7 databáze archivu „Zelená paměť“

2.1 Poskytování digitálních obsahů
2.1.1 Účel a kategorie osobních údajů

Za účelem poskytování Vámi načtených webových stránek Váš prohlížeč předává mimo jiné také tyto informace:

Vaši IP adresu (číslo, které identifikuje připojení Vašeho počítače na internetu)
informace o Vašem koncovém přístroji, například o používaném internetovém prohlížeči, rychlosti připojení nebo velikosti obrazovky

Pro zobrazení určitých informací používáme JavaScript, pokud jste JavaScript ve Vašem prohlížeči nedeaktivovali nebo pokud nemáte nainstalovaný JavaScript Blocker.

2.1.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Ke zpracování dochází za účelem našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) poskytovat Vám na základě Vašeho požadavku příslušný obsah v optimální podobě.

2.1.3 Doba uchovávání
Výše uvedené údaje nejsou po dokončení procesu přenosu dat za účelem poskytování digitálních obsahů dále uchovávány.

2.1.4 Vaše práva
Ve vztahu k údajům zaznamenávaným v rámci pouhého užívání online nabídky digitálních obsahů nemáte nárok na přístup k údajům a na opravu a výmaz zaznamenávaných údajů, jelikož pro účely čistého poskytování digitálních obsahů dochází pouze k dočasnému uložení údajů a tyto údaje jsou bezprostředně poté vymazány.

2.2 Poskytování obsahů třetích osob

2.2.1 Účel a kategorie osobních údajů
Abychom mohli integrovat digitální obsahy cizích poskytovatelů, využíváme na našich webových stránkách mj. těchto služeb:

videa prostřednictvím YouTube a Vimeo
zvuk prostřednictvím SoundCloud a Mixcloud
zprávy prostřednictvím Twitter
fotografie prostřednictvím Flickr
Instagram
Facebook
Open Street Maps

V případě užívání takových služeb se shromažďování a užívání údajů také řídí příslušnými směrnicemi o ochraně osobních údajů poskytovatelů služeb.

V případě integrace těchto služeb na našich webových stránkách budete – pokud tomu technicky nepředejdeme – přesměrováni na příslušné služby, které se touto cestou také dozvědí, že jste navštívili naše webové stránky.

Vedle provozování našich vlastních webových stránek se také prezentujeme v různých sociálních médiích, která jsou pro Vás dostupná přímo nebo prostřednictvím odpovídajících tlačítek na našem webu. Při návštěvě takového média jsou osobní údaje poskytovány provozovateli sociální sítě.

Pokud jste se během návštěvy našich webových stránek přihlásili k Vašemu osobnímu uživatelskému účtu příslušné sociální sítě, může sociální síť přiřadit tuto návštěvu Vašemu účtu.

Tlačítka odkazující na sociální sítě, která používáme za účelem sdílení digitálních obsahů, neposkytují při návštěvě našich webových stránek poskytovatelům příslušných služeb automaticky žádné osobní údaje. Údaje jsou příslušné sociální síti poskytovány až po kliknutí na odpovídající plug-in za účelem sdílení příspěvku na sociální síti.

2.2.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
K poskytování údajů dochází za účelem našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) poskytovat Vám na základě Vašeho požadavku obsah, který je spojen s obsahy jiných poskytovatelů.

2.2.3 Doba uchovávání
Doba uchovávání údajů u třetích osob se řídí směrnicemi pro ochranu osobních údajů příslušných poskytovatelů služeb (viz výše).

2.2.4 Vaše práva
Vaše práva jsou uvedena ve směrnicích pro ochranu osobních údajů příslušných poskytovatelů služeb (viz výše).

2.3 Zlepšování online nabídky
2.3.1 Účel a kategorie osobních údajů
Za účelem zlepšování naší online nabídky vyhodnocujeme, jak jsou užívány naše webové stránky. K tomuto účelu využíváme tyto informace z požadavku HTTP:

Vaše IP adresa (číslo, které identifikuje připojení Vašeho počítače na internetu) anonymizovaná výmazem posledních dvou bloků číslic
Vámi načtená webová stránka
informace o Vámi používaném prohlížeči a operačním systému
popř. webová stránka, z které jste se k nám dostali (informace REFERER).

Kromě toho využíváme cookies, které nám umožňují znovu rozpoznat naše uživatele. Cookies jsou textové soubory s identifikačním číslem, které se ukládají ve Vašem prohlížeči a jsou nám zasílány při opětovném načtení našich webových stránek.

2.3.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Výše uvedené kategorie osobních údajů zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) na zlepšování naší online prezentace.

2.3.3 Doba uchovávání
Osobní údaje jsou bezprostředně po shromáždění anonymizovány.

2.3.4 Vaše práva
Na přístup k údajům a na opravu a výmaz údajů nemáte nárok, protože po shromáždění údajů dochází k jejich anonymizaci a my zpravidla již nedokážeme zjistit totožnost subjektu údajů.

V současné době shromažďujeme tyto statistiky přístupů prostřednictvím našeho poskytovatele služeb Piwik PRO GmbH. Proti tomuto zpracování osobních údajů můžete vznést námitku zde.

Kromě toho využíváme software Heatmap, který anonymizovaně vizualizuje užívání našich webových stránek. Pokud byste chtěli vznést námitku proti užívání Vašich osobních údajů v budoucnosti, klikněte prosím zde.

Za účelem splnění Vašeho požadavku na zamezení ukládání dat bude do Vašeho prohlížeče umístěn takzvaný Opt-Out-Cookie. Pokud byste vymazali všechny soubory cookie na Vašem počítači, musíte Opt-Out-Cookies obnovit.

Respektujeme nastavení Vašeho prohlížeče v režimu "Do not Track". Pokud jste aktivovali toto nastavení, nedochází k zaznamenávání žádných Vašich údajů pro účely zlepšování naší online nabídky.

2.4 Zabezpečení našich technických systémů
2.4.1 Účel a kategorie osobních údajů
Za účelem zabezpečení našich technických systémů využíváme tyto informace z požadavku HTTP:

Vaše IP adresa (číslo, které identifikuje aktuální připojení Vašeho počítače na internetu)
Vámi načtená webová stránka
informace o Vámi používaném prohlížeči a operačním systému
popř. webová stránka, z které jste se k nám dostali (informace REFERER).

2.4.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Údaje uchováváme na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) na možnosti provádět analýzu v případě chyb v našich technických systémech nebo v případě útoků na naše technické systémy.

2.4.3 Doba uchovávání
Nebude-li zjištěn žádný bezpečnostní incident, budou výše uvedené údaje během sedmi dnů vymazány. V případě zjištění bezpečnostního incidentu dojde k výmazu, jakmile již nebude oprávněný zájem na dalším uchovávání údajů.

2.4.4 Vaše práva
Ohledně výše uvedených kategorií osobních údajů máte obecně nárok na přístup k údajům a na opravu údajů. Totožnost subjektu údajů lze však zpravidla zjistit primárně prostřednictvím IP adresy.

2.5 Uvádění komentářů
2.5.1 Účel a kategorie osobních údajů
Návštěvnice a návštěvníci našich webových stránek mají možnost připojovat pod příspěvky komentář. Přitom zaznamenáváme údaje zobrazené ve formuláři komentáře:

jméno (zobrazeno veřejně)
e-mailová adresa (nezobrazuje se veřejně)
obsah komentáře (zobrazen veřejně)

Při zpracování údajů a v komentářích v Kommunalwiki se uchovávají tyto údaje:

Bez přihlášení na uživatelském účtu: IP adresa (zobrazena veřejně)
S přihlášením na uživatelském účtu: uživatelské jméno (zobrazeno veřejně)
S přihlášením na uživatelském účtu: e-mailová adresa (nezobrazuje se veřejně)
S přihlášením na uživatelském účtu: dobrovolně uvedené údaje o odbornosti (zobrazeny veřejně)

Navíc se zaznamenává tzv. User-Agent-String za účelem identifikace prohlížeče pro podporu rozpoznání spamu.

2.5.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Uchovávání a zveřejnění osobních údajů se provádí na základě uděleného souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR). Výše uvedený "User-Agent-String" se zpracovává za účelem oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) na rozpoznání spamů.

2.5.3 Doba uchovávání
Tyto osobní údaje jsou uchovávány tak dlouho, dokud subjekt údajů nevznese proti užívání osobních údajů námitku a nepožádá o výmaz.

2.5.4 Vaše práva
Ohledně výše uvedených kategorií osobních údajů máte obecně nárok na přístup k údajům a na opravu údajů.

2.6 Antispamová kontrola
2.6.1 Účel a kategorie osobních údajů
Komentáře, které v naší online nabídce připojili čtenářky a čtenáři, mohou být podrobeny automatizované kontrole, zda se nejedná o nevyžádané zprávy (spamy). Za tímto účelem lze vyhodnocovat různé údaje:

jméno
e-mailová adresa
IP adresa
obsah komentáře
popř. stránky, z kterých se k nám dostali (informace REFERER).
informace o Vámi používaném prohlížeči a operačním systému
doba provedení záznamu

2.6.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
K užívání dochází na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) na vyloučení spamů z komentářů připojených na našich webových stránkách a na omezení rozsahu nezbytného ověřování na přiměřenou míru.

2.6.3 Doba uchovávání
Je-li komentář vyhodnocen jako spam, mohou být údaje uloženy trvale za účelem zlepšování identifikace spamů. Jinak v tomto kontextu nedochází k uchovávání výše uvedených kategorií osobních údajů déle než do okamžiku provedení antispamové kontroly.

2.6.4 Vaše práva
Ohledně výše uvedených kategorií osobních údajů máte ve vztahu k trvalému uchovávání údajů nárok na přístup k údajům a na opravu. Nárok na výmaz vzniká, pokud v daném konkrétním případě zájem na výmazu převažuje nad naším zájmem na eliminování spamů.

2.7 Databáze archivu „Zelená paměť“
2.7.1 Účel a kategorie osobních údajů
V rámci užívání databází našeho archivu pro jeho knihovnu a sbírky existuje možnost vytvářet seznam sledovaných položek. Ten Vám umožňuje pořizovat si online poznámky ohledně zajímavých položek z archivu a knihovny, abyste je později snáze znovu nalezli. Za tímto účelem jsou vybrané objekty společně s identifikátorem uživatele uchovávány po dobu trvání relace. Zároveň využíváme soubory cookies a Váš seznam sledovaných položek tedy může být uložen ve Vašem prohlížeči a zašle se nám při opětovném načtení webových stránek.

Kromě toho jsou shromažďovány soubory protokolu serveru za účelem vypracování statistiky uživatelů a za účelem prověření v případě protiprávního užívání. Jsou protokolovány tyto údaje:

Vaše IP adresa (číslo, které identifikuje aktuální připojení Vašeho počítače na internetu)
Vámi načtené webové stránky
Čas přístupu
Množství odeslaných dat v bajtech
Záznam při načtení z mobilního zařízení

2.7.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
K uchovávání údajů dochází na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) na tom, abychom uživatelům našeho archivu umožnili jednoduchý přístup k informacím a poskytovali jim optimální nabídku a abychom v případě vzniku chyb v našich technických systémech a útoků na naše technické systémy mohli provádět analýzu.

2.7.3 Doba uchovávání
Uchovávání dat v rámci funkce seznamu sledovaných položek trvá tak dlouho, dokud v systému nekliknete na tlačítko „vymazat seznam sledovaných položek“. Kromě toho můžete ve svém prohlížeči vymazat uložený soubor cookie. Na odkaz HTML můžete přecházet pouze během předem nastavené doby trvání relace.

IP adresy budou po vytvoření statistického vyhodnocení anonymizovány. Anonymizované protokolové soubory budou vymazány po uplynutí 12 měsíců.

2.7.4 Vaše práva
Můžete do seznamu sledovaných položek nahlížet online a online ho měnit a vymazat.

3. Newsletter, rozdělovník tematických informací, přihlášení k odběru informací

V rámci užívání této nabídky shromažďujeme osobní údaje za těmito účely:

3.1 Navázání kontaktu
3.2 Zlepšování komunikace

3.1 Navázání kontaktu
3.1.1 Účel a kategorie osobních údajů
Shromažďujeme osobní údaje, které slouží naplnění prvořadého účelu nadace Heinrich-Böll-Stiftung e.V. dle § 2 jejích stanov. Tyto údaje zahrnují maximálně:

Základní údaje (jméno, titul, oslovení, datum narození, funkce atd.)
Kontaktní údaje (poštovní adresy, e-mail, telefon, fax, Instant Messenger, webové stránky atd.)
Tematické zájmové oblasti
Vztah k nadaci, kontaktování ze strany nadace
Odborné kontakty, informace o expertech
Právní základ pro uchovávání osobních údajů, preference ochrany osobních údajů

3.1.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Osobní údaje uchováváme na základě uděleného souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR) nebo na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) nadace na plnění jejích cílů dle stanov.

3.1.3 Doba uchovávání
Osobní údaje – pokud se na ně nevztahují další právní předpisy upravující zpracování osobních údajů – se uchovávají tak dlouho, dokud subjekt údajů nevznese proti užívání osobních údajů námitku, neodvolá svůj souhlas se zpracováním údajů nebo nepožádá o výmaz. Navíc také pravidelně prověřujeme, zda nadále existuje právní základ pro uchovávání osobních údajů, a v případě jeho zániku jsou osobní údaje během přiměřené administrativní lhůty nejpozději do 3 měsíců vymazány.
3.1.4 Vaše práva
Máte právo na přístup k výše uvedeným kategoriím osobních údajů a na opravu, výmaz nebo omezení zpracování osobních údajů.

3.2 Zlepšování komunikace
3.2.1 Účel a kategorie osobních údajů
Za účelem zlepšování naší komunikace shromažďujeme ve vztahu k odesílání nabídek a informací tyto informace:

Úspěšná doručení
Nedoručitelné zprávy (takzvané bounces)
Odhlášení odběru informací
Anonymizovaná míra otevření odeslaných nabídek a informací a odkazů v nich obsažených

3.2.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Výše uvedené kategorie osobních údajů zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) na zlepšování komunikace s našimi zájemkyněmi a zájemci.

3.2.3 Doba uchovávání
Námi zasílané personalizované informační bulletiny (newsletter) a hromadná sdělení jsou vždy po 3 letech kompletně vymazány.

3.2.4 Vaše práva
Máte právo na přístup k výše uvedeným kategoriím osobních údajů a na jejich opravu nebo výmaz, pokud při shromažďování údajů nedošlo k jejich anonymizaci.

4. Účast na akcích

4.1 Účel a kategorie osobních údajů
Za účelem přípravy, realizace, následného vyhodnocení a dokumentace pořádaných akcí můžeme shromažďovat osobní údaje, které slouží naplnění prvořadého účelu nadace Heinrich-Böll-Stiftung e.V. dle § 2 jejích stanov. Tyto údaje zahrnují maximálně:

Základní údaje (jméno, titul, oslovení, funkce atd.)
Kontaktní údaje (poštovní adresy, e-mail, telefon atd.)
Informace o akci
Navázání kontaktů ze strany nadace
Právní základ pro uchovávání osobních údajů
Fotografie a videozáznamy z akcí

4.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Za účelem přípravy a realizace akce a její dokumentace zpracováváme výše uvedené údaje na základě Vaší závazné přihlášky (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR) (viz také „Všeobecné obchodní podmínky pro akce nadace Heinrich-Böll-Stiftung“ v angličtině nebo „Všeobecné obchodní podmínky pro akce nadace Heinrich-Böll-Stiftung“ v němčině.).

Za účelem následného vyhodnocování akcí, např. pro účely evaluace nebo upozornění na tematicky podobné/navazující akce a na publikace vztahující se k akci, uchováváme výše uvedené údaje na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) na zlepšování kvality pořádaných akcí a plnění cílů naší nadace.

Na podporu naší práce v oblasti politického vzdělávání a práce s veřejností na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) uchováváme a částečně zveřejňujeme fotografie a videonahrávky.

4.3 Příjemci údajů
Výše uvedené údaje můžeme v rámci akcí pořádaných ve spolupráci s jinými organizacemi v souladu s právním základem pro zpracování osobních údajů za výše uvedenými účely poskytovat našim kooperačním partnerům.
Zveřejněné fotografie a videonahrávky jsou přístupné celosvětově.

4.4 Doba uchovávání
Účastnice a účastníci akcí souhlasí s tím, že je můžeme kontaktovat a uchovávat jejich osobní údaje za účelem přípravy, realizace, následného vyhodnocení a dokumentace akce. Pokud již neexistují další kontakty s nadací, budou osobní údaje v konkrétních případech po prověření z databáze vymazány po 36 měsících během přiměřené administrativní lhůty trvající nejdéle 3 měsíce.
Za účelem dokumentace vůči poskytovatelům finančních prostředků a v souladu se zákonnými požadavky uchováváme dokumentaci k akcím minimálně po dobu 10 let.
Na fotodokumentaci a videonahrávky akcí se nevztahuje žádná lhůta pro uchování údajů a jsou zveřejňovány na našich webových stránkách a v rámci naší prezence v sociálních médiích.

4.5 Vaše práva
Máte právo na přístup k výše uvedeným kategoriím osobních údajů a na jejich opravu.
Můžete kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů v souvislosti s následným vyhodnocováním akcí.
U pořizovaných fotografií a videonahrávek, které se zaměřují na jednotlivé osoby, máte kdykoliv právo a možnost upozornit námi pověřené nebo akreditované osoby nebo poskytovatele služeb (například pomocí viditelného odznaku, který můžete získat během akce) na to, že nechcete být fotografováni či nahráváni. Pokud by to nebylo možné nebo by Vaší žádosti nebylo vyhověno, na základě upozornění z Vaší strany dodatečně zajistíme – bude-li to v naší moci –, aby příslušná zpráva nebyla námi či našimi poskytovateli služeb zveřejněna

5. Objednávání publikací

5.1 Účel a kategorie osobních údajů
Pro účely zasílání našich publikací zájemkyním a zájemcům zpracováváme maximálně tyto údaje:

Základní údaje (jméno, titul, oslovení, funkce atd.)
Kontaktní údaje (poštovní a případně fakturační adresa, e-mail atd.)¨
Objednaná publikace
Popř. platební údaje

5.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Osobní údaje uchováváme na základě smlouvy či předsmluvního právního vztahu (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR).

5.3 Doba uchovávání
Vaše osobní údaje jsou po doručení publikace zpravidla vymazány. Jsou-li však s objednáním publikace spojené také platby, vztahuje se na uchovávání Vašich osobních údajů zákonná lhůta pro uchovávání údajů.

5.4 Vaše práva
Máte právo na přístup k výše uvedeným kategoriím osobních údajů a na jejich opravu, výmaz nebo omezení zpracování, není-li to v rozporu se zákonnými požadavky.

6. Ankety an evaluace

6.1 Účel a kategorie osobních údajů
V rámci měření účinnosti našich aktivit provádíme na našich webových stránkách ankety a evaluace, přičemž se osobní údaje okamžitě anonymizují. V závislosti na druhu ankety můžeme kromě odpovědí shromažďovat všeobecné statistické údaje (např. pohlaví, věková skupina, migrační původ).

6.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Výše uvedené kategorie osobních údajů zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) na zlepšování nabídek pro naše cílové skupiny.

6.3 Doba uchovávání
Osobní údaje nejsou v rámci anket a evaluací trvale uchovávány.

6.4 Vaše práva
Nárok na opravu osobních údajů, přístup k nim a jejich výmaz zde nevzniká, protože se údaje shromažďují v anonymizované podobě a neumožňují nám zjistit totožnost subjektu údajů.

7. Online semináře a videokonference

7.1 Účel a kategorie osobních údajů
Vedle shromažďování údajů za účelem přihlašování na akce (viz výše v bodě Účast na akcích) požadujeme od účastníků za účelem realizace online akcí, jako webinářů a videokonferencí, pouze sdělení jména, přičemž se může jednat i o pseudonym.
Pokud při realizaci využíváme služeb třetích osob, řídí se shromažďování a užívání osobních údajů také jejich směrnicemi pro ochranu osobních údajů.

7.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Osobní údaje během realizace výše uvedených akcí shromažďujeme na základě Vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR), popř. Vaší závazné přihlášky (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR).

7.3 Doba uchovávání
Webináře a videokonference zpravidla nejsou zaznamenávány ani uchovávány.

V případě odchylných ujednání je nutné uvést účel a vyžádat si souhlas účastníků.

7.4 Vaše práva
Nárok na opravu osobních údajů, přístup k nim a jejich výmaz zde nevzniká, protože zpravidla neuchováváme žádné osobní údaje déle než po dobu trvání akce.
V případě využití služeb třetích osob se prosím informujte o svých právech v jejich směrnicích pro ochranu osobních údajů.

8. Žádosti o zaměstnání a praxe/stáže

8.1 Účel a kategorie osobních údajů
Ke shromažďování a zpracování osobních údajů dochází výlučně pro organizaci výběrového řízení na obsazení pracovního místa/praxe/stáže, o které se jste se ucházeli.

Za tím účelem uchováváme tyto osobní údaje:

Údaje o osobě
Poštovní a kontaktní adresa
Podklady uchazeče v souvislosti s výběrovým řízením
Interní hodnocení žádostí uchazečů

Pokud požádáte o náhradu cestovních nákladů, budou za tímto účelem zpracovány také údaje Vašeho účtu.

8.2 Právní základ pro zpracování osobních údajů
Shromažďování a zpracování osobních údajů se zakládá na čl. 6 odst.1 písm. b) nařízení GDPR, popř. čl. 9 odst. 2 písm. b) nařízení GDPR, čl. 88 odst.1 nařízení GDPR, § 26 odst. 1 spolkového zákona o ochraně osobních údajů /BDSG/.

8.3 Příjemci údajů
Je-li výběrové řízení organizováno prostřednictvím společnosti Interamt, Deutsche Telekom AG, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, platí také Informace o ochraně osobních údajů této společnosti.

8.4 Doba uchovávání
Po ukončení výběrového řízení dochází k výmazu osobních údajů, jakmile lze vyloučit uplatňování případných nároků vyplývajících z výběrového řízení, zpravidla do 6 měsíců po ukončení výběrového řízení.
Pro údaje týkající se plateb platí zákonné lhůty pro uchovávání údajů.

8.5 Vaše práva
Pokud stáhnete svou žádost o místo, vymažeme Vaše osobní údaje s výjimkou sdělení, které uchováváme na základě našeho oprávněného zájmu na prokázání stažení Vaší žádosti po dobu uvedenou výše.

9. Podpora nadaných studentek a studentů v rámci stipendijního programu Studienwerk

9.1 Kategorie osobních údajů
V rámci přijímacích a výběrových řízení do programu podpory talentů uchovává Studienwerk tyto osobní údaje:

Osobní kmenové a kontaktní údaje, jako jméno a datum narození a státní příslušnost včetně dalších údajů a dat ohledně studia/promoce
Údaje o žádosti uchazečky/uchazeče, jako okamžik podání žádosti, korespondence k výběrovému řízení, dodané podklady k žádosti uchazečky/uchazeče, posudky a výsledky výběrového řízení
Popř. údaje bankovního účtu k úhradě cestovních nákladů

V rámci podpory talentů kromě toho Studienwerk uchovává tyto osobní údaje (spis programu podpory):

Všechny podklady týkající se poskytování podpory po přijetí do programu podpory: Jedná se zejména o vysvědčení, zprávy, korespondenci včetně zpětných vazeb k ročním zprávám; podklady pro vyúčtování, vyměření daně, doklady o mzdách a majetkové situaci; atesty; údaje bankovního účtu.
Dokumentace účasti na programu akcí

Tyto údaje slouží pro účely níže podrobněji popsaných cílů:

Poskytování podpory
Evaluace a archivace
Předávání dat za účelem zprostředkování kontaktů

9.2 Poskytování podpory
9.2.1 Účel a právní základ pro zpracování osobních údajů
Shromažďování, uchovávání a užívání osobních údajů během výběrového řízení a poskytování podpory stipendistkám a stipendistům slouží účelu kontroly, supervize a následného vyhodnocování programů podpory na základě čl. 6 odst. 1 písm. b), popř. písm. c) nařízení GDPR.

Po přijetí do programu podpory platí zejména také podmínky pro poskytování podpory v rámci programu Studienwerk ve formě „Prohlášení o povinnostech a udělení souhlasu“.

Za účelem zabránění zdvojenému poskytování podpory je možné žádat jiné organizace poskytující podporu nadaným studentkám a studentům, úřady pro podporu vzdělávání, organizaci DAAD a ohledně stipendií poskytovaných v Německu vysoké školy o poskytování informací a porovnávat data. Za tímto účelem každoročně zasíláme Spolkovému ministerstvu pro vzdělávání a výzkum vzorek osobních údajů (se jménem, příjmením, adresou, datem narození a místem sídla vysoké školy) omezený na jednotlivá místa sídel vysokých škol. Ministerstvo porovnává tyto údaje s údaji předanými jinými organizacemi poskytujícími stipendia nadaným studentkám a studentům, spolkovými úřady pro podporu vzdělávání /BAföG/, organizací DAAD a příslušnými vysokými školami.

9.2.2 Doba uchovávání
Spisy k případům poskytované podpory, které jsou relevantní pro platby, včetně příslušných podkladů k výběrovému řízení je nutno uchovávat po dobu minimálně 10 let pro účely kontroly ze strany poskytovatelů finančních prostředků, aby bylo možné kontrolovat užívání prostředků v souladu se stanovami a příslušnými právními předpisy. Tyto údaje budou – neexistují-li žádné jiné důvody pro jejich uchovávání – vymazány po uplynutí 10 let od vystoupení z programu podpory, popř. od poslední výplaty stipendia ke konci roku.

Podklady uchazeček a uchazečů, kteří nebyli přijati do programu podpory, jsou uchovávány po dobu tří let a poté budou včetně základních osobních a kontaktních údajů ke konci roku vymazány. Pro údaje týkající se plateb při náhradě cestovních nákladů na cestu do místa konání výběrového workshopu platí zákonné lhůty pro uchovávání údajů.

9.2.3 Vaše práva
Poskytnuté podklady včetně vysvědčení, podkladů k žádosti a zpráv Vám mohou být na Vaši žádost vráceny.

Posudky, reference a interní dokumenty, které se týkají rozhodnutí ve výběrovém řízení a rozhodnutí o poskytnutí podpory a byly vypracovány z pověření programu Studienwerk, podléhají principu zachování mlčenlivosti, k němuž se vůči hodnotitelům výslovně zavazujeme. Proto je nemůžeme poskytovat.

9.3 Evaluace a archivace
9.3.1 Účel a právní základ pro zpracování osobních údajů
Spisy k případům poskytované podpory jsou vyhodnocovány za účelem evaluace ideové a hmotné podpory.

Jednotlivé spisy stipendistek a stipendistů včetně příslušných podkladů k výběrovému řízení jsou navíc trvale archivovány. Výběr se provádí postupem nezávislým na podporované osobě: V současnosti se do archivu převádějí spisy stipendistek a stipendistů, jejich příjmení začínají na počáteční písmena D nebo L.

Evaluace a archivace se provádí na základě oprávněného zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR nadace Heinrich-Böll-Stiftung na užívání údajů za účelem zdokonalování vlastní strategie poskytování podpory a k vědeckým, statistickým a archivním účelům.

9.3.2 Doba uchovávání
Archivace výše uvedených vybraných spisů není časově omezená.

9.3.3 Vaše práva
Nelze-li prokázat závažné oprávněné důvody pro zpracování ze strany nadace Heinrich-Böll-Stiftung, můžete mít právo vznést námitku proti užívání spisu pro výše uvedené účely.

9.3.4 Předávání osobních údajů
Předávání osobních údajů třetím osobám a poskytování přístupu ke spisům k případům poskytované podpory třetím osobám pro výzkumné účely nebo za účelem zveřejnění je možné výlučně na základě zákonných ustanovení a v současné době vyžaduje takové předání v každém jednotlivém případě udělení individuálního výslovného souhlasu.

9.4 Předávání údajů za účelem zprostředkování kontaktu
9.4.1 Účel a právní základ pro zpracování osobních údajů
Stipendistky a stipendisté mohou udělit obecný souhlas s předáním svého jména, adresy, telefonního čísla, e-mailové adresy a místa sídla vysoké školy a studijního oboru či doktorandského oboru a názvu disertace jiným stipendistkám a stipendistům, konzultujícím vyučujícím a oddělením nadace včetně zemské nadace a zahraniční kanceláře v souvislosti s poskytováním podpory včetně konzultací a následných konzultací. V tomto případě dochází ke zpracování osobních údajů na základě příslušného souhlasu dle čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR.

9.4.2 Vaše práva
Udělený souhlas s předáváním osobních údajů můžete kdykoliv odvolat.

10. Ceny a žádosti o podporu od klubu Přítelkyně a přátelé nadace Heinrich-Böll-Stiftung

10.1. Účel a kategorie údajů
Sběr a zpracování dat se provádí výhradně pro účely realizace a dokumentace výběrového řízení pro udělení příslušné ceny nebo podpory ze strany klubu Přítelkyně a přátelé nadace Heichrich-Böll-Stiftung.
K tomu se za účelem udělování cen ukládají následující údaje osob podávajících návrh, navržených osob jakož i údaje žadatelek a žadatelů o podporu:

Základní údaje (jméno, titul, oslovení, datum narození, funkce atd.)
Kontaktní údaje (poštovní adresy, e-mail, telefon, fax, instant messenger, webová stránka atd.)
Rozhodnutí poroty resp. nezávislého grémia
Příp. údaje k platbě

10.2. Právní základ
Právní základ pro sběr a zpracování dat tvoří čl. 6 odst.1 písm. b GDPR.

10.3. Příjemce údajů
Podklady jsou předávány výhradně odborným zaměstnankyním a zaměstnancům nadace zodpovědným za organizaci a členkám a členům poroty resp. nezávislého grémia. Navíc jsou zveřejňována jména nositelek a nositelů cen a podporovaných projektů.

10.4. Doba uložení
Doba uložení osobních údajů se řídí zákonnými lhůtami pro povinné uchovávání údajů. Finanční podklady se za účelem dokumentace pro poskytovatele prostředků a na základě zákonných předpisů uchovávají minimálně po dobu 10 let.
Udílení cen a přidělování podpory ze strany klubu Přítelkyně a přátelé nadace Heinrich-Böll-Stiftung představuje zvláštní archivační zájem. Tyto údaje se proto po uplynutí povinné lhůty pro uchovávání údajů trvale archivují.

10.5. Vaše práva
Pokud svůj návrh nebo žádost stáhnete, budou vaše údaje vymazány s výjimkou příslušného oznámení, které na základě našeho oprávněného zájmu uchováváme po výše uvedenou dobu jako doklad o stažení.

11. Klub přítelkyň a přátel nadace Heinrich-Böll-Stiftung, dobrovolnice a dobrovolníci

11.1. Účel a kategorie údajů
Klub přítelkyň a přátel nadace Heinrich-Böll-Stiftung podporuje cíl nadace v souladu s § 2 jejích stanov na základě písemného prohlášení o členství. Práci nadace kromě toho podporují v různých grémiích a funkcích dobrovolnice a dobrovolníci. U těchto skupin osob jsou uchovávány maximálně následující údaje:

Základní údaje (jméno, titul, oslovení, datum narození, funkce atd.)
Kontaktní údaje (poštovní adresy, e-mail, telefon, fax, Instant Messenger, webová stránka atd.)
Tematické zájmové oblasti
Vztahy k nadaci, navázání kontaktu ze strany nadace
Odborné kontakty a informace o expertních znalostech
Právní základ pro uchovávání údajů, preference ochrany údajů
Platební údaje

Kromě toho se ukládají informace, které vzniknou v rámci činnosti členek a členů poroty nebo při posouzení žádostí o podporu či stipendium. Sběr, uchovávání a užívání těchto osobních údajů slouží k dokumentaci a provází udílení cen nebo přiznání podpory a zároveň slouží k vědeckým a statistickým účelům a k evaluacím.

11.2. Právní základ
Pro Klub přítelkyň a přátel nadace Heinrich-Böll-Stiftung představují právní základ pro zpracování příslušných potřebných údajů a účelů stanovy, pro dobrovolnice a dobrovolníky pak převzetí závazku (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR). Uchovávání podkladů nad rámec zákonných lhůt se provádí na základě oprávněného zájmu nadace pro účely dokumentace její historie (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).

11.3. Příjemce údajů
Jsou zveřejňována jména členů poroty. Předávání osobních údajů třetím osobám nad tento rámec probíhá výhradně s písemným souhlasem dotčené osoby. Veškeré posudky a interní dokumenty, které se týkají výběrového řízení, jsou důvěrné a zásadně nejsou předávány třetím osobám.

11.4. Doba uchovávání
Doba uchovávání osobních údajů se řídí zákonnými lhůtami pro povinné uchovávání údajů. Finanční podklady se za účelem dokumentace pro poskytovatele prostředků a na základě zákonných předpisů uchovávají minimálně po dobu 10 let.
Na udělování cen a přidělování podpory ze strany podporovatelek a podporovatelů máme obzvláštní archivační zájem. Tyto údaje jsou proto po uplynutí povinné lhůty pro uchovávání údajů trvale archivovány.
Členové Klubu přítelkyň a přátel nadace Heinrich-Böll-Stiftung, jakož i dobrovolnická činnost pro nadaci představují zvláštní archivační zájem, a proto se po uplynutí povinné lhůty pro uchovávání údajů trvale archivují. Totéž platí i pro posudky dobrovolnic a dobrovolníků programu Studienwerk ve složkách bývalých příjemkyň a příjemců stipendií, jejichž příjmení začínají na písmeno D nebo L.

11.5. Vaše práva
Principálně máte právo na přístup k osobním údajům a případně právo na opravu nebo vymazání svých osobních údajů.
Máte právo vyjádřit nesouhlas s využitím vašich osobních údajů pro evaluaci, statistický sběr a pro vědecké účely. V takovém případě se po uplynutí zákonných lhůt pro uchovávání údajů příslušné podklady pro další použití pseudonymizují.

This post is licensed under: