Wersja z sierpnia 2019 r.
- Informacje ogólne
- Strony internetowe
- Newsletter, mailingi, subskrypcje
- Udział w wydarzeniach
- Zamawianie publikacji
- Ankiety i ewaluacje
- Webinaria i wideokonferencje
- Rekrutacja
- Stypendia
- Nagrody i wnioski o dofinansowanie kierowane do zaprzyjaźnionych organizacji
- Organizacje zaprzyjaźnione z Fundacją im. Heinricha Bölla oraz wolontariusze i wolontariuszki
1. Informacje ogólne
1.1. Administrator i przedmiot danych
Fundacja im. Heinricha Bölla publikuje treści internetowe zgodnie z obowiązującymi w Unii Europejskiej i Niemczech przepisami dotyczącymi ochrony prywatności.
W dalszej części znajdą Państwo informacje na temat sposobu przetwarzania przez nas danych. O ile poniższe sekcje lub odrębne regulacje dotyczące prywatności nie stanowią inaczej, zastosowanie mają postanowienia zawarte w części zatytułowanej „Informacje ogólne”.
1.2. Kontakt w sprawie polityki prywatności
W przypadku pytań dotyczących polityki prywatności prosimy o kontakt listowny lub wysłanie wiadomości elektronicznej na adres datenschutz@boell.de.
1.3. Prawa osób, których dotyczą dane, i organ regulacyjny
Co do zasady przysługują Państwu następujące prawa: • prawo dostępu do danych (art. 15 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO))
- prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
- prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) • prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18f. RODO)
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
- prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO).
Jeżeli chcą Państwo skorzystać z tych praw, prosimy o kontakt listowny lub wysłanie wiadomości elektronicznej na adres datenauskunft@boell.de.
Każde zgłoszenie będzie rozpatrywane indywidualnie. Jeżeli uznamy, że nie przysługuje Państwu prawo, na które się Państwo powołują, na życzenie przedstawimy uzasadnienie takiej decyzji w formie pisemnej.
Pragniemy podkreślić, że w niektórych przypadkach możemy zażądać od Państwa dodatkowego dokumentu potwierdzającego tożsamość, aby zminimalizować ryzyko nadużycia praw.
Przysługuje Państwu prawo do złożenia formalnej skargi we właściwym organie regulacyjnym w kraju związkowym Berlin. Mogą Państwo również skontaktować się z organem regulacyjnym w kraju związkowym miejsca zamieszkania lub miejsca pracy.
1.4. Odbiorca danych
Dane są przekazywane innym podmiotom wyłącznie na mocy umów pisemnych jednoznacznie regulujących zobowiązania prawne lub zgodnie z zasadami przedstawionymi w poniższych sekcjach.
1.5. Zmiany polityki prywatności
Niniejsza polityka prywatności może okazjonalnie podlegać zmianom lub ulepszeniom, w szczególności, gdy wymagają tego zmiany obowiązujących przepisów lub procedur wewnętrznych Fundacji.
2. Strony internetowe
Korzystanie z naszych stron internetowych wiąże się z gromadzeniem danych osobowych w następujących celach:
2.1 publikowania treści internetowych
2.2 publikowania treści zewnętrznych
2.3 ulepszania oferty internetowej
2.1. Publikowanie treści internetowych
2.1.1. Cel i kategorie danych
Aby umożliwić wyświetlanie treści zamieszczonych na naszych stronach internetowych, Państwa przeglądarka udostępnia nam następujące dane:
- adres IP (szereg cyfr identyfikujący dostęp do sieci)
- informacje na temat urządzenia, na przykład rodzaj przeglądarki, prędkość połączenia czy rozmiar ekranu.
Przy wyświetlaniu niektórych treści korzystamy z JavaScript, chyba że dokonali Państwo dezaktywacji JavaScript w swojej przeglądarce bądź zainstalowali blokadę JavaScript.
2.1.2. Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania danych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z optymalnym wyświetlaniem treści, którymi są Państwo zainteresowani.
2.1.3. Okres przechowywania danych
Po przesłaniu interesujących Państwa treści opisane wyżej dane nie są dłużej przechowywane.
2.1.4. Przysługujące Państwu prawa
Nie przysługuje Państwu prawo dostępu do danych gromadzonych w celu korzystania z oferty internetowej ani do ich sprostowania lub usunięcia, gdyż dane są przechowywane wyłącznie podczas przesyłu treści, a następnie bezzwłocznie usuwane.
2.2. Publikowanie treści zewnętrznych
2.2.1. Cel i kategorie danych
Na naszych stronach internetowych korzystamy między innymi z następujących usług pozwalających nam wkomponować treści pochodzące od podmiotów trzecich:
- nagrania wideo (YouTube i Vimeo)
- dźwięki (SoundCloud i Mixcloud)
- wiadomości (Twitter) • zdjęcia (Flickr)
- Instagram • Facebook
- Open Street Maps
Jeżeli korzystają Państwo z usług podmiotów zewnętrznych, zastosowanie mają regulacje polityki prywatności danego usługodawcy.
W przypadkach, gdy treści zewnętrzne są wkomponowane w nasze strony internetowe – jeżeli nie zostanie to technicznie zablokowane – następuje przekierowanie do danego usługodawcy, który w ten sposób również dowiaduje się, że wyświetlili Państwo naszą stronę.
Poza naszymi stronami internetowymi udostępniamy również treści w różnych mediach społecznościowych, do których mają Państwo dostęp zarówno bezpośrednio, jak i poprzez linki umieszczone na naszych witrynach. W przypadku odwiedzin na danym portalu dane osobowe są przekazywane usługodawcy.
Jeżeli podczas odwiedzin na naszych stronach internetowych są Państwo zalogowani na swoje konto w danym portalu społecznościowym, portal ten będzie w stanie powiązać odwiedziny na naszej stronie z Państwa kontem.
Przyciski udostępniania treści w mediach społecznościowych, które są umieszczone na naszych stronach internetowych, nie przekazują danych usługodawcy w sposób automatyczny. Dopiero naciśnięcie na dany przycisk przekierowuje na portal społecznościowy, gdzie możliwe jest podzielenie się treściami.
2.2.2. Podstawa prawna
Podstawą przekierowywania na strony innych usługodawców jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) dotyczący wyświetlania treści związanych z treściami oferowanymi przez innych usługodawców.
2.2.3. Okres przechowywania danych
Okres przechowywania danych przez podmioty trzecie jest określony w regulacjach dotyczących polityki prywatności danego usługodawcy (zob. wyżej).
2.2.4. Przysługujące Państwu prawa
Aby zapoznać się z informacjami na temat przysługujących Państwu praw, należy zapoznać się z regulacjami dotyczącymi polityki prywatności danego usługodawcy (zob. wyżej).
2.3. Ulepszanie oferty internetowej
2.3.1. Cel i kategorie danych
W trosce o wysoką jakość naszej oferty internetowej dokonujemy analizy użytkowania naszej strony. W tym celu sięgamy po następujące informacje HTTP-request:
- fragment adresu IP (szereg cyfr identyfikujący dostęp do sieci), zdepersonalizowany poprzez usunięcie ostatnich dwóch bloków cyfr
- •wyświetloną przez Państwa stronę
- informacje dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego, z których Państwo korzystają
- ew. stronę, którą odwiedzili Państwo przed wejściem na naszą stronę (HTTP referer).
Ponadto korzystamy z plików cookies, które umożliwiają nam rozpoznawanie użytkowników/użytkowniczek, którzy wracają na naszą stronę.
Pliki cookies to pliki tekstowe z numerem identyfikacyjnym, zapisywane przez Państwa przeglądarkę i przekazywane nam podczas kolejnych odwiedzin na stronie.
2.3.2. Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania opisanych wyżej kategorii danych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z ulepszaniem naszej oferty internetowej.
2.3.3. Okres przechowywania danych
Wszystkie dane osobowe są depersonalizowane bezpośrednio po ich zgromadzeniu.
2.3.4. Przysługujące Państwu prawa
Nie przysługuje Państwu prawo dostępu do danych ani do ich sprostowania bądź usunięcia, gdyż natychmiast po zebraniu danych następuje ich depersonalizacja, co sprawia, że co do zasady niemożliwe jest powiązanie przez nas danych z osobą, która zwraca się z prośbą o informacje. Wspomniane statystyki dostępu gromadzimy obecnie za pośrednictwem Piwik PRO GmbH. Jeżeli nie wyrażają Państwo na to zgody, prosimy kliknąć w link.
Korzystamy również z oprogramowania Heatmap, które dokonuje anonimowej wizualizacji użytkowania naszej strony. Jeżeli nie wyrażają Państwo na to zgody, prosimy kliknąć w link.
Proces wyłączenia z przetwarzania danych będzie wymagał zapisania w Państwa przeglądarce pliku cookie „opt-out”. W przypadku usunięcia wszystkich plików cookies zapisanych w przeglądarce konieczne będzie powtórzenie procesu.
Respektujemy ustawienie przeglądarki „Zatrzymaj śledzenie". Jeżeli aktywowali Państwo taką opcję, Państwa dane nie będą przechowywane w celu ulepszania naszej oferty internetowej.
2.4. Ochrona bezpieczeństwa systemów technicznych
2.4.1. Cel i kategorie danych
- Aby chronić bezpieczeństwo naszych systemów technicznych, sięgamy po następujące informacje HTTP request:
- adres IP (szereg cyfr identyfikujący dostęp do sieci)
- wyświetloną przez Państwa stronę
- informacje dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego, z których Państwo korzystają
- ew. stronę, którą odwiedzili Państwo przed wejściem na naszą stronę (HTTP referer).
2.4.2. Podstawa prawna
Podstawą przechowywania danych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z możliwością dokonania analizy w przypadku wystąpienia błędów lub ataków na nasze systemy techniczne.
2.4.3. Okres przechowywania danych
Jeżeli nie stwierdzono zdarzenia zagrażającego bezpieczeństwu, wymienione wyżej dane są usuwane w ciągu siedmiu dni. W przypadku stwierdzenia zdarzenia zagrażającego bezpieczeństwu dane są usuwane, gdy tylko wygaśnie uzasadniony interes związany z ich dalszym przechowywaniem.
2.4.4. Przysługujące Państwu prawa
W odniesieniu do opisanych wyżej kategorii danych przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i ich sprostowania. Co do zasady personalizacja danych może jednak nastąpić wyłącznie poprzez adres IP.
2.5.1. Cel i kategorie danych
Użytkownicy i użytkowniczki naszych stron internetowych mogą pozostawiać na nich swoje komentarze. Przechowujemy wówczas dane podawane w formularzu:
- imię i nazwisko (widoczne dla wszystkich)
- adres mailowy (niewidoczny)
- treść komentarza (widoczna dla wszystkich).
W przypadku edycji lub pozostawiania komentarzy w Kommunalwiki przechowywane są następujące rodzaje danych:
- jeżeli nie są Państwo zalogowani: adres IP (widoczny dla wszystkich)
- jeżeli są Państwo zalogowani na swoje konto: nazwa użytkownika (widoczna dla wszystkich)
- jeżeli są Państwo zalogowani na swoje konto: adres mailowy (niewidoczny)
- jeżeli są Państwo zalogowani na swoje konto: podawane dobrowolnie informacje dotyczące znajomości tematu (widoczne dla wszystkich). Ponadto w celu identyfikacji przeglądarki przechowujemy tak zwany user-agent-string, który pomaga nam identyfikować spam.
2.5.2. Podstawa prawna
Podstawą przechowywania i publikowania danych jest udzielona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podstawą przechowywania wspomnianego wyżej „user-agent-string" jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z filtrowaniem spamu.
2.5.3. Okres przechowywania danych
Powyższe dane osobowe są przechowywane bezterminowo lub dopóki osoba, której dotyczą dane, nie wycofa zgody na ich przetwarzanie lub nie zażąda ich usunięcia.
2.5.4. Przysługujące Państwu prawa
W odniesieniu do opisanych wyżej kategorii danych co do zasady przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i ich sprostowania.
2.6.1. Cel i kategorie danych
Komentarze pozostawiane przez czytelników i czytelniczki pod naszymi treściami internetowymi mogą podlegać zautomatyzowanej kontroli, której celem jest filtrowanie wiadomości niepożądanych (spamu). W tym celu ocenie mogą podlegać następujące dane:
- imię i nazwisko
- adres mailowy
- adres IP
- treść komentarza
- ew. strona, którą odwiedzili Państwo przed wejściem na naszą stronę (HTTP referrer)
- informacje dotyczące Państwa przeglądarki i systemu operacyjnego
- data pozostawienia komentarza.
2.6.2. Podstawa prawna
Podstawą przechowywania opisanych wyżej danych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z identyfikowaniem spamu pośród pozostawianych na naszych stronach internetowych komentarzy, przy jednoczesnym ograniczeniu koniecznych do tego wysiłków do rozsądnego poziomu.
2.6.3. Okres przechowywania danych
Jeżeli komentarz zostanie uznany za spam, powiązane z nim dane mogą być przechowywane bezterminowo, co ma na celu usprawnienie procesu filtrowania spamu. W innym razie po zakończeniu procesu filtrowania spamu wspomniane wyżej kategorie danych są usuwane.
2.6.4. Przysługujące Państwu prawa
W przypadku bezterminowego przechowywania danych co do zasady przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i ich sprostowania. Prawo do usunięcia danych przysługuje Państwu wyłącznie wtedy, gdy w danym przypadku związany z tym interes przeważa nad naszym interesem dotyczącym filtrowania spamu.
2.7. Prowadzenie baz danych Archiwum Zielonej Pamięci
2.7.1. Cel i kategorie danych
Korzystając z oferowanych przez nasze archiwum baz danych dla biblioteki i kolekcji, mogą Państwo tworzyć i zapisywać spersonalizowane listy, pozwalające oznaczać tytuły i materiały archiwalne, do których zamierzają Państwo wrócić w późniejszym terminie. W tym celu wybrane pozycje są przechowywane razem z profilem użytkownika/użytkowniczki na czas trwania sesji. Korzystamy również z plików cookies, które umożliwiają Państwa przeglądarce zapisanie takiej listy i przesłanie jej nam ponownie podczas kolejnych sesji.
Zachowujemy również pliki logowania do serwera – w celach statystycznych oraz by monitorować nielegalne użytkowanie. Dane te obejmują:
- adres IP (szereg cyfr identyfikujący dostęp do sieci)
- wyświetloną przez Państwa stronę
- datę i godzinę odwiedzin
- ilość wysłanych danych (w bajtach)
- informację, jeżeli strona została wczytana na urządzeniu mobilnym.
2.7.2. Podstawa prawna
Podstawą przechowywania opisanych wyżej kategorii danych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z gwarantowaniem użytkownikom i użytkowniczkom naszego archiwum łatwego dostępu do informacji, oferowaniem im optymalnych treści oraz możliwością dokonania analizy w razie błędów i ataków na nasze systemy techniczne.
2.7.3. Okres przechowywania danych
Dane powiązane ze spersonalizowaną listą są przechowywane tak długo, aż zdecydują się Państwo usunąć listę. Mogą Państwo również usunąć dany plik cookie zapamiętany w przeglądarce. Odpowiadający mu link do strony internetowej będzie aktywny wyłącznie podczas trwania sesji. Adresy IP gromadzone w celach statystycznych są depersonalizowane, a następnie usuwane po upływie 12 miesięcy.
2.7.4. Przysługujące Państwu prawa
Mają Państwo wgląd online do swoich spersonalizowanych list i mogą je edytować lub usuwać.
3. Newsletter, mailingi, subskrypcje
W ramach korzystania z opisanej wyżej oferty gromadzimy dane osobowe w następujących celach:
3.1.1. Cel i kategorie danych
Gromadzimy i przechowujemy dane osobowe, które służą realizacji podstawowych celów Fundacji im. Heinricha Bölla zgodnie z § 2 Statutu.
Dane te mogą obejmować:
- informacje podstawowe (imię i nazwisko, tytuł, zwrot grzecznościowy, data urodzenia, stanowisko, itd.)
- dane kontaktowe (adres pocztowy, adres e-mail, telefon, fax, komunikator internetowy, strona internetowa, itd.)
- obszary zainteresowań
- powiązania z Fundacją, informacje na temat kontaktu ze strony Fundacji
- kontakty zawodowe i informacje o specjalizacjach
- podstawę prawną przechowywania danych, preferowane ustawienia prywatności.
3.1.2. Podstawa prawna
Podstawą przechowywania danych jest udzielona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f DSGVO) Fundacji związany z realizacją celów statutowych.
3.1.3. Okres przechowywania danych
W przypadku braku innych wymogów prawnych dane osobowe przechowujemy do momentu, gdy osoba, której one dotyczą, wycofa swoją zgodę, zgłosi sprzeciw lub zażąda ich usunięcia. Istnienie podstawy prawnej przechowywania danych jest regularnie weryfikowane i – jeżeli nie zostanie stwierdzone – dane są usuwane w rozsądnym terminie wynoszącym do trzech miesięcy.
3.1.4. Przysługujące Państwu prawa
Przysługuje Państwu prawo dostępu do wymienionych wyżej kategorii danych, jak również do ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania.
3.2.1. Cel i kategorie danych
Aby usprawnić naszą zewnętrzną komunikację, wysyłając informacje, przetwarzamy następujące dane:
- pomyślne dostarczenie wiadomości
- niepowodzenie dostarczenia wiadomości (wiadomość zwrotna)
- anulacje
- zdepersonalizowany odsetek wiadomości odczytanych i wskaźnik kliknięć w zawarte w nich linki.
3.2.2. Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania opisanych wyżej kategorii danych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z usprawnianiem komunikacji z użytkownikami/użytkowniczkami.
3.2.3. Okres przechowywania danych
Wysyłane przez nas spersonalizowane newslettery i mailingi są całkowicie usuwane po upływie trzech lat.
3.2.4. Przysługujące Państwu prawa
Przysługuje Państwu prawo dostępu do wymienionych wyżej kategorii danych, jak również do ich sprostowania i usunięcia, pod warunkiem, że zgromadzone dane nie zostały zdepersonalizowane.
4. Udział w wydarzeniach
4.1. Cel i kategorie danych
W związku z tym, że organizowane przez nas konferencje i inne wydarzenia służą realizacji podstawowych celów Fundacji im. Heinricha Bölla zgodnie z § 2 Statutu, gromadzimy dane w celu ich planowania, organizacji, oceny i dokumentacji. Dane te mogą obejmować:
- informacje podstawowe (imię i nazwisko, tytuł, funkcja, itd.)
- dane kontaktowe (adres pocztowy, adres e-mail, telefon, itd.)
- informacje na temat wydarzenia • powiązania z Fundacją, informacje na temat kontaktu ze strony Fundacji
- podstawę prawną przechowywania danych
- zdjęcia i filmy z wydarzeń.
4.2. Podstawa prawna
Mając na uwadze planowanie, organizację i dokumentację wydarzeń, przetwarzamy opisane wyżej kategorie danych w oparciu o Państwa rejestrację na wydarzenie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) (por. „Ogólne warunki organizacji wydarzeń w Fundacji Heinricha Bölla”).
Podstawą gromadzenia opisanych wyżej danych w celu ewaluacji wydarzeń oraz informowania uczestników i uczestniczek o zbliżających się podobnych wydarzeniach lub publikacjach jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z troską o jakość naszych wydarzeń i realizacją celów statutowych.
Podstawą przetwarzania i, ewentualnie, publikowania zdjęć i filmów z wydarzeń jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany ze wspieraniem naszej działalności w zakresie edukacji politycznej i promocji.
4.3. Odbiorcy danych
W przypadku wydarzeń organizowanych we współpracy z innymi podmiotami wymienione wyżej dane mogą być przekazywane naszym partnerom i partnerkom w celu realizacji określonych powyżej założeń oraz w oparciu o wspomniane ramy prawne. Opublikowane zdjęcia i filmy są dostępne na całym świecie.
4.4. Okres przechowywania danych
Osoby uczestniczące w wydarzeniach wyrażają zgodę na podejmowanie przez nas kontaktu i przechowywanie danych w celach planowania, organizacji, ewaluacji i dokumentacji danego wydarzenia. W przypadku braku dalszego kontaktu z Fundacją dane będą usuwane z naszej bazy danych po indywidualnej weryfikacji dokonywanej po upływie 36 miesięcy – w rozsądnym terminie wynoszącym do trzech miesięcy.
Dokumentacja dotycząca wydarzeń jest przechowywana przez okres przynajmniej 10 lat na potrzeby podmiotów finansujących i zgodnie z wymogami prawnymi.
Brak jest przepisów regulujących okres przechowywania zdjęć i filmów dokumentujących wydarzenia. Takie materiały są publikowane na naszych stronach internetowych i w mediach społecznościowych.
4.5. Przysługujące Państwu prawa
Przysługuje Państwu prawo dostępu do wymienionych wyżej kategorii danych oraz do ich sprostowania.
Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie danych w celach ewaluacji wydarzeń.
W przypadku zdjęć i nagrań wideo, których celem jest uchwycenie konkretnych osób, mogą Państwo w każdej chwili zawiadomić nas lub osoby, którym taka dokumentacja została zlecona, że nie życzą sobie Państwo, by robić im zdjęcia lub nagrywać (podczas naszych wydarzeń udostępniamy w tym celu specjalne przypinki). Jeżeli nie jest to możliwe lub jeżeli osoby fotografujące / nagrywające zignorują Państwa życzenie, mogą Państwo skontaktować się z nami, a my uczynimy wszystko, co w naszej mocy, by zapobiec publikacji Państwa wizerunku.
5. Zamawianie publikacji
5.1. Cel i kategorie danych
W celu wysyłki naszych publikacji do osób nimi zainteresowanych możemy przetwarzać następujące dane:
- informacje podstawowe (imię i nazwisko, tytuł, zwrot grzecznościowy, funkcja, itd.)
- dane kontaktowe (adres pocztowy. ew. adres do faktury, adres e-mail, itd.)
- zamówione publikacje
- dane płatnicze (jeżeli dotyczy).
5.2. Podstawa prawna
Podstawą przechowywania wymienionych wyżej danych jest umowa lub przedumowny stosunek prawny (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
5.3. Okres przechowywania danych
Co do zasady Państwa dane osobowe są usuwane po wysłaniu publikacji. Jeżeli jednak zamówienie publikacji wymaga dokonania płatności, odnośne dane będą przechowywane tak długo, jak wymagają tego przepisy prawa.
5.4. Przysługujące Państwu prawa
Mają Państwo prawo dostępu do wymienionych wyżej kategorii danych oraz do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przy założeniu, że żadne przepisy nie stanowią inaczej.
6. Ankiety i ewaluacje
6.1. Cel i kategorie danych
Aby monitorować efektywność naszych działań, korzystamy z ankiet i ewaluacji. Gromadzone w ten sposób dane podlegają natychmiastowej anonimizacji. Oprócz odpowiedzi na pytania możemy gromadzić również ogólne dane statystyczne (np. płeć, grupa wiekowa, pochodzenie ze środowisk migracyjnych).
6.2. Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania opisanych wyżej kategorii danych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z ulepszaniem oferty dla grup docelowych.
6.3. Okres przechowywania danych
Przeprowadzanie ankiet i ewaluacji nie wiąże się z trwałym przechowywaniem żadnych danych osobowych.
6.4. Przysługujące Państwu prawa
Nie przysługuje Państwu prawo dostępu do danych ani do ich sprostowania bądź usunięcia, gdyż pobierane dane podlegają anonimizacji i nie da się ich powiązać z osobą, która wnioskuje o udzielenie informacji.
7. Webinaria i wideokonferencje
7.1. Cel i kategorie danych
Poza gromadzeniem danych związanych z rejestracją na wydarzenia (por. zamieszczone wyżej informacje dotyczące uczestnictwa w wydarzeniach) oferujemy również możliwość udziału w webinariach i wideokonferencjach, w przypadku których prosimy o podanie imienia i nazwiska lub pseudonimu.
Jeżeli organizacja tego typu wydarzeń bazuje na usługach świadczonych przez podmioty trzecie, gromadzenie danych podlega regulacjom dotyczącym polityki prywatności danego usługodawcy.
7.2. Podstawa prawna
Podstawą gromadzenia danych podczas organizacji wydarzeń online jest udzielona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub rejestracja na wydarzenie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
7.3. Okres przechowywania danych
Webinaria i wideokonferencje co do zasady nie są nagrywane, a tym samym dane nie są przechowywane. W innej sytuacji konieczne jest określenie celu i wcześniejsze wyrażenie zgody przez uczestników i uczestniczki.
7.4. Przysługujące Państwu prawa
Nie przysługuje Państwu prawo dostępu do danych ani do ich sprostowania lub usunięcia, gdyż po zakończeniu wydarzenia nie przechowujemy żadnych danych osobowych. W przypadku wykorzystywania usług świadczonych przez podmioty trzecie informację na temat przysługujących Państwu praw można znaleźć w regulacjach dotyczących polityki prywatności danego usługodawcy.
8. Rekrutacja
8.1. Cel i kategorie danych
Dane są gromadzone i przetwarzane wyłączenie do celów prowadzenia rekrutacji na dane stanowisko lub staż. W tym celu gromadzimy następujące informacje:
- dane osobowe
- adres pocztowy i dane kontaktowe
- dokumenty stanowiące część zgłoszenia
- wewnętrzną ocenę zgłoszeń. Jeżeli ubiegają się Państwo o zwrot kosztów podróży, przetwarzane będą również informacje dotyczące rachunku bankowego.
8.2. Podstawa prawna
Gromadzenie i przetwarzanie danych podlegają przepisom art. 6 ust.1 lit. b RODO, ew. art. 9 ust. 2 lit. b RODO, art. 88 ust.1 RODO i § 26 ust. 1 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz – federalna ustawa o ochronie danych osobowych).
8.3. Odbiorcy danych
W razie przetwarzania zgłoszenia przez Interamt, Deutsche Telekom AG, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, zastosowanie ma również następująca polityka prywatności.
8.4. Okres przechowywania danych
Po zakończeniu rekrutacji dane są usuwane, gdy tylko wygaśnie możliwość odwołania się od decyzji rekrutacyjnej – zazwyczaj w ciągu sześciu miesięcy od momentu zakończenia procesu rekrutacji.
W przypadku wszelkich danych dotyczących płatności zastosowanie mają przepisy dotyczące ustawowego okresu przechowywania danych.
8.5. Przysługujące Państwu prawa
W przypadku wycofania zgłoszenia Państwa dane są usuwane – za wyjątkiem wiadomości, w której poinformowali nas Państwo o wycofaniu zgłoszenia, którą przechowujemy przez określony powyżej okres w oparciu o nasz uzasadniony interes związany z możliwością udokumentowania, że zgłoszenie zostało wycofane.
9. Stypendia
9.1. Kategorie danych
W ramach postępowania rekrutacyjnego dotyczącego przyznania stypendium dział stypendiów przechowuje następujące dane:
- podstawowe dane osobowe i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, narodowość oraz informacje dotyczące przebiegu studiów czy przewodu doktorskiego
- dane dotyczące zgłoszenia, na przykład data zgłoszenia, korespondencja prowadzona w ramach postępowania rekrutacyjnego, dostarczone dokumenty rekrutacyjne, oceny eksperckie i wyniki procesu rekrutacyjnego
- ew. dane dotyczące rachunku bankowego w celu uzyskania zwrotu kosztów podróży. Dział stypendiów przechowuje również następujące dane osobowe jako element dokumentacji związanej z przyznaniem stypendium (dokumentacja stypendialna):
- wszystkie istotne dokumenty po zakwalifikowaniu do programu stypendialnego – świadectwa, raporty, korespondencję, w tym informacje zwrotne dotyczące sprawozdań rocznych, dokumenty finansowe, dokumenty podatkowe, oświadczenia dotyczące wynagrodzenia i majątku, badania medyczne oraz dane dotyczące rachunku bankowego
- dokumentację potwierdzającą udział w programie wydarzeń. Opisane powyżej dane są przechowywane w następujących celach: • realizacji programu stypendialnego
- ewaluacji i archiwizacji • przekazywania danych w celu nawiązania kontaktów.
9.2. Realizacja programu stypendialnego
9.2.1. Cel i podstawa prawna
Celem gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych w okresie trwania rekrutacji i programu stypendialnego jest kontrola, monitoring i ewaluacja przyznawanego wsparcia na mocy art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.
Po zakwalifikowaniu do programu zastosowanie mają również w szczególności warunki wsparcia określone w dokumencie „Verpflichtungs- und Einverständniserklärung” (Oświadczenie o podjęciu zobowiązania i wyrażeniu zgody).
Aby nie dopuścić do sytuacji, w której kandydat/kandydatka otrzymuje więcej niż jedno stypendium, dane osobowe kandydatów/kandydatek mogą być porównywane z danymi, jakimi dysponują inne organizacje przyznające stypendia, urzędy wspierające edukację, DAAD, a w przypadku Deutschlandstipendium również szkoły wyższe. W tym celu każdego roku w wybranych szkołach wyższych odbywają się kontrole, w ramach których dane osobowe (zawierające imię i nazwisko, adres, datę urodzenia i adres szkoły wyższej) są przekazywane Federalnemu Ministerstwu Edukacji i Badań Naukowych, które porównuje je z danymi pozyskanymi od innych instytucji oferujących wsparcie, urzędów BAföG, DAAD i szkół wyższych.
9.2.2. Okres przechowywania danych
Dokumentacja stypendialna istotna z punktu widzenia wypłacania stypendium (w tym dokumenty dostarczane w ramach zgłoszenia) musi być przechowywana przez minimum 10 lat, by umożliwić podmiotowi finansującemu weryfikację, czy środki zostały przyznane w sposób zgodny ze statutem i wymogami prawnymi. W takim przypadku dane są usuwane wraz z końcem roku po upływie 10 lat od zakończenia okresu finansowania (lub wypłacenia ostatniej raty stypendium).
Dokumenty kandydatów i kandydatek, którzy nie zakwalifikowali się do programu, są przechowywane przez okres trzech lat, a następnie usuwane wraz z końcem roku (z uwzględnieniem podstawowych danych osobowych i kontaktowych). W przypadku danych o charakterze finansowym, na przykład dotyczących zwrotu kosztów podróży na warsztaty rekrutacyjne, zastosowanie mają ustawowe okresy przechowywania danych.
9.2.3. Przysługujące Państwu prawa
Dostarczone dokumenty, w tym świadectwa, formularze zgłoszeniowe i raporty, mogą być na wniosek udostępniane.
Ekspertyzy, referencje i dokumenty wewnętrzne dotyczące procesu wyboru kandydatów/kandydatek i przyznania stypendium, utworzone na wniosek działu stypendiów, cechują się poufnością, którą wyraźnie gwarantujemy ekspertom i ekspertkom, i jako takie nie mogą być udostępniane. 9.3. Ewaluacja i archiwizacja
9.3.1. Cel i podstawa prawna
Dokumentacja stypendialna jest przetwarzana również w celu ewaluacji materialnych i niematerialnych elementów programu.
Wytypowana dokumentacja stypendialna, w tym dokumenty dostarczone podczas rekrutacji, podlega trwałej archiwizacji. Wybór dokumentów podlegających archiwizacji jest niezależny od osoby otrzymującej wsparcie. Obecnie do archiwum trafiają dokumenty stypendystów/stypendystek, których nazwiska zaczynają się na litery D lub L.
Podstawą ewaluacji i archiwizacji danych jest uzasadniony interes Fundacji im. Heinricha Bölla (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z wykorzystywaniem danych w celu optymalizacji programu stypendialnego, a także w celach naukowych, statystycznych i archiwizacji.
9.3.2. Okres przechowywania danych
Wybrane dokumenty stypendialne są przechowywane bez ograniczeń czasowych.
9.3.3. Przysługujące Państwu prawa
Przysługuje Państwu prawo sprzeciwienia się wykorzystywaniu dokumentacji stypendialnej w wymienionych wyżej celach, przy założeniu, że Fundacja nie jest w stanie udowodnić, że zachodzą ku temu ważne i uzasadnione przyczyny.
9.3.4. Przekazywanie danych
Przekazywanie danych osobowych stronom trzecim oraz oferowanie im wglądu w dokumentację stypendialną w celach badawczych lub w celu publikacji ma miejsce wyłącznie na mocy obowiązującego prawa. W takiej sytuacji konieczna jest wyraźna zgoda osoby, której dotyczą dane.
9.4. Przekazywanie danych w celu nawiązania kontaktu
9.4.1. Cel i podstawa prawna
Stypendyści i stypendystki mogą udzielić ogólnej zgody na przekazywanie ich imienia i nazwiska, adresu, numeru telefonu, nazwy szkoły wyższej, kierunku studiów, przewodu doktorskiego czy tytułu rozprawy innym stypendystom i stypendystkom, doradcom ds. stypendiów oraz oddziałom Fundacji w kraju i za granicą, w okresie trwania programu stypendialnego i podczas procesu ewaluacji. W takim przypadku podstawą przetwarzania danych jest udzielona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
9.4.2. Przysługujące Państwu prawa
W każdej chwili mogą Państwo wycofać udzieloną zgodę na przekazywanie danych.
10. Nagrody i wnioski o dofinansowanie kierowane do zaprzyjaźnionych organizacji
10.1. Cel i kategorie danych
Zbieranie i przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie dla celów przeprowadzenia i udokumentowania procedury naboru w celu przyznania danej nagrody lub danego dofinansowania przez zaprzyjaźnione organizacje.
W związku z powyższym w celu przyznania nagrody przechowuje się następujące dane nominujących i nominowanych oraz podmiotów występujących z wnioskiem o dofinansowanie:
-
dane referencyjne (imię i nazwisko, tytuł, forma adresatywna, data urodzenia, funkcja itd.)
-
dane kontaktowe (adresy pocztowe, e-mail, numer telefonu, numer faksu, komunikator, strona internetowa itd.)
-
decyzja jury lub niezależnego gremium
-
ew. dane dotyczące płatności
10.2. Podstawa prawna
Zbieranie i przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
10.3. Odbiorcy danych
Dokumenty przekazuje się wyłącznie pracownikom i pracownicom Fundacji, którzy odpowiadają za kwestie merytoryczne i organizacyjne, oraz członkom jury lub niezależnego gremium decyzyjnego. Ponadto podaje się do publicznej wiadomości laureatów i laureatki oraz projekty, które otrzymały dofinansowanie.
10.4. Okres przechowywania
Okres przechowywania danych osobowych odpowiada okresom przechowywania przewidzianym prawem. Dokumenty istotne dla rozliczeń finansowych są przechowywane przez co najmniej 10 lat w celu przedstawienia dokumentacji podmiotom przekazującym środki zgodnie z wytycznymi określonymi prawem.
Informacje o przyznawaniu nagród i dofinansowania przez zaprzyjaźnione organizacje mają szczególne znaczenie archiwistyczne, w związku z czym są one trwale archiwizowane po upływie okresu przechowywania.
10.5. Państwa prawa
Jeżeli wycofają Państwo swoją nominację lub wniosek, usuniemy Państwa dane z wyjątkiem zawiadomienia o tym fakcie, które przechowujemy ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes związany z wykazaniem wycofania nominacji lub wniosku z zachowaniem wskazanego wyżej okresu przechowywania.
11. Organizacje zaprzyjaźnione z Fundacją im. Heinricha Bölla oraz wolontariusze i wolontariuszki
11.1. Cel i kategorie danych
Zaprzyjaźnione organizacje wspierają cele Fundacji zgodnie z § 2 statutu na podstawie pisemnej deklaracji o przystąpieniu. Ponadto pracę Fundacji wspierają wolontariusze i wolontariuszki w różnych gremiach i funkcjach. W odniesieniu do tych grup osób zbierane są co najwyżej następujące dane:
• dane referencyjne (imię i nazwisko, tytuł, forma adresatywna, data urodzenia, funkcja itd.)
• dane kontaktowe (adresy pocztowe, e-mail, numer telefonu, numer faksu, komunikator, strona internetowa itd.)
• tematyczne obszary zainteresowań
• stosunki z Fundacją, nawiązywanie kontaktu ze strony Fundacji
• dane kontaktowe do ekspertów i ekspertek oraz informacje o ekspertach i ekspertkach
• podstawa prawna przechowywania danych, preferencje w zakresie ochrony danych
• dane dotyczące płatności
Ponadto przechowuje się informacje, które powstają w ramach działalności członka jury lub oceny wniosków o dofinansowanie i stypendia. Zbieranie, przechowywanie i wykorzystywanie tych danych osobowych służy dokumentacji, towarzysząc przyznaniu nagrody lub dofinansowaniu, a także celom naukowym i statystycznym oraz ewaluacji.
11.2. Podstawa prawna
Podstawę prawną przetwarzania niezbędnych w każdym przypadku danych i celów stanowi w odniesieniu do organizacji zaprzyjaźnionych z Fundacją statut, a w odniesieniu do wolontariuszy i wolontariuszek – przyjęcie zobowiązania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dokumenty są przechowywane przez okres dłuższy niż okresy przewidziane prawem z uwagi na prawnie uzasadniony interes Fundacji związany z dokumentacją swojej historii (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
11.3. Odbiorcy danych
Skład jury podaje si do wiadomości publicznej. Poza tym przekazywanie danych osobowych osobom trzecim odbywa się wyłącznie za pisemną zgodą danej osoby. Wszystkie opinie i dokumenty wewnętrzne dotyczące decyzji o naborze są objęte poufnością i co do zasady nie są przekazywane osobom trzecim.
11.4. Okres przechowywania
Okres przechowywania danych osobowych odpowiada okresom przechowywania przewidzianym prawem. Dokumenty istotne dla rozliczeń finansowych są przechowywane przez co najmniej 10 lat w celu przedstawienia dokumentacji podmiotom przekazującym środki zgodnie z wytycznymi określonymi prawem.
Informacje o członkach zaprzyjaźnionych organizacji oraz wolontariuszach i wolontariuszkach Fundacji mają szczególne znaczenie archiwistyczne, w związku z czym są one trwale archiwizowane po upływie okresu przechowywania. To samo dotyczy opinii o wolontariuszach i wolontariuszkach z uniwersyteckich biur ds. socjalnych, znajdujących się w aktach dotyczących wsparcia byłych stypendystów i stypendystek, których nazwiska zaczynają się od liter D lub L.
11.5. Państwa prawa
W zakresie ochrony danych co do zasady przysługują Państwu prawo dostępu oraz ew. prawo sprostowania lub usunięcia danych osobowych.
Mają Państwo prawo sprzeciwić się wykorzystywaniu Państwa danych osobowych do celów ewaluacyjnych, statystycznych i badawczych. W takim wypadku po upływie przewidzianych prawem okresów przechowywania odpowiednie dokumenty zostaną poddane pseudonimizacji na potrzeby dalszego wykorzystania.